Услуги по архивной обработке документов: особенности и сложности

На сегодняшний день достаточно востребованными считаются услуги по архивной обработке документов. По разным причинам на большинстве предприятий не существует полноценного архива. Для его создания требуется выделение отдельной площади, которая бы соответствовала всем предъявляемым к ней требованиям по температуре, уровню влажности и многим другим показателям. Кроме того, документами должен заниматься специально обученный человек, знающий не только нормативно-правовую базу, но и все тонкости архивного дела. Только в этом случае работа предприятия будет эффективной. Большую часть проблем можно решить, если обратиться в стороннюю архивную организацию.

Услуги по архивной обработке документов предлагают множество компаний. В первую очередь, заказчик должен знать, что он может выбрать как целый комплекс услуг, то есть передать материалы на долговременное хранение, так и какие-то конкретные услуги. Обязанности сторон оговариваются в момент заключения договора, который может быть в дальнейшем продлен или расторгнут по инициативе одной из сторон.

Заказчику стоит помнить о том, что работа с документами – долгий и кропотливый труд. Все материалы необходимо систематизировать и объединить в дела по какому-то определенному критерию, например, по общей теме. К каждому делу составляется номенклатура – краткое описание материалов дела. Она дает возможность в короткие сроки найти требуемый документ. Все бумаги предприятия должны храниться на протяжении определенного периода времени. Обычно срок хранения документов составляет пять лет, однако некоторые материалы могут представлять собой научную, историческую, практическую или государственную ценность. В этой ситуации их необходимо передать на хранение в государственный архив. Прежде чем произойдет процедура передачи материалов, стоит провести экспертизу ценности бумаг. По истечении срока хранения документы следует утилизировать в соответствии со всеми предъявляемыми к процедуре требованиями. Специалисты проводят экспертизу ценности документов, проверяют срок их хранения, после чего выделяют материалы для уничтожения и составляют специальный акт.

Сотрудники сторонней организации гарантируют полную конфиденциальность информации. В специализированном архиве практически полностью исключена полная или частичная потеря бумаг, а также их порча. В помещение не могут попасть посторонние лица, так как оно охраняется. Доступ к материалам имеют только те люди, данные которых прописаны в договоре.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector